Istotnym elementem wykorzystywanym do wykonywania obliczeń kosztów oraz odchyleń dla centrów kosztów zasobów jest koncepcja potencjału, która również oparta jest na miarach wielkości przerobu zasobów. Potencjał zasobów może być definiowany w kategoriach wielkości osiąganych rezultatów, np. możliwego do osiągnięcia wolumenu produktów, usług lub w kategoriach wielkości zużywanych zasobów, np. maszynogodzin, roboczogodzin, metrów kwadratowych. Zdaniem Clintona i in. [2012, s. 49], koncepcja potencjału powinna być uwzględniana w zarządczym rachunku kosztów, ponieważ:
- zapewnia informacje o ograniczonej dostępności posiadanych zasobów przeznaczonych do osiągania celów;
- efektywne wykorzystanie posiadanych zasobów jest podstawą zwiększania efektywności i optymalizacji;
- nadmierna i niewykorzystana dostępność zasobów stanowi szansę dla usprawnień i optymalizacji.
W zasobowo-procesowym rachunku kosztów, w którym kładzie się silny nacisk na poprawne odzwierciedlenie konsumpcji zasobów, przyjmuje się rozumienie potencjału jako wielkości dostępnych i zużywanych zasobów. Celem poprawnego odzwierciedlenia konsumpcji zasobów, ich wykorzystanie i dostępność określane są w kategoriach miar wielkości przerobu zasobów (mierzących zużycie i wykorzystanie zasobów), a nie w kategoriach wielkości osiąganych rezultatów dla finalnych obiektów kosztowych (np. wolumen wytworzonych produktów, wolumen świadczonych usług).
Wykorzystanie koncepcji potencjału w zasobowo-procesowym rachunku kosztów ma na celu ograniczenie ryzyka występowania zjawiska spirali śmierci kosztów stałych, czyli nieuzasadnionego zawyżania kosztów finalnych obiektów kosztowych (produktów, usług i klientów) poprzez rozliczanie na te obiekty nadmiernej i nieuzasadnionej wartości kosztów niewykorzystanych zasobów. Tradycyjne, sprawozdawcze rachunki kosztów zwykle wykorzystują koncepcję rzeczywistej lub normalnej wydajności zasobów, co skutkuje brakiem wyodrębniania lub zaniżaniem kosztów niewykorzystanych zasobów i ryzykiem wystąpienia spirali śmierci kosztów stałych.
Na potrzeby zasobowo-procesowego rachunku kosztów przyjmuje się następujące typy poziomów wielkości przerobu zasobów, przy czym rozróżnia się poziomy stosowane do wyznaczania dostępności od poziomów wyznaczania zużycia i wykorzystania:
- poziomy wyznaczania dostępności zasobów:
- Q(T) - teoretyczna wielkość przerobu (dostępność) zasobu,
- Q(Pr) - praktyczna wielkość przerobu (dostępność) zasobu,
- Q(Pl) - planowana wielkość przerobu (dostępność) zasobu,
- poziomy wyznaczania zużycia i wykorzystania zasobów:
- Q(R) - rzeczywista wielkość przerobu (wykorzystania) zasobu,
- Q(A) - autoryzowana wielkość przerobu (wykorzystania) zasobu,
- Q(S) - standardowa wielkość przerobu (wykorzystania) zasobów.