Istotnym założeniem dotyczącym centrów kosztów zasobów jest określenie zasad definiowania ich kosztów stałych oraz zmiennych. Korzystając z założeń GPK, zasobowo-procesowy rachunek kosztów (RPCA) stosuje określone zasady definiowania kosztów stałych i zmiennych, jednak z zastrzeżeniem ich zmodyfikowania.
Zagadnienie kosztów zmiennych jest szeroko poruszane w literaturze, lecz wymaga szerszego przedstawienia i jednoznacznego określenia na potrzeby zasobowo-procesowego rachunku kosztów.
Najczęściej przedstawiane w literaturze przykłady pokazują, np. w rachunku kosztów zmiennych, że zmienność kosztów zależy od jednego lub dwóch czynników, mianowicie od wielkości produkcji i sprzedaży [Świderska 2010, s. 228; Nowak i Wierzbiński 2010, s. 59; Sołtys 1999, s. 162; Jaruga, Nowak i Szychta 1999, s. 136]. Podejście to zawęża przede wszystkim zakres czynników zmienności kosztów, których może być w praktyce zdecydowanie więcej.
W rachunkach GPK i RCA zmienność kosztów nie jest uzależniana wyłącznie od czynników opisujących całe przedsiębiorstwo (np. wielkość produkcji czy sprzedaży), ale od wielu miar wielkości przerobu zasobów i określana jest na poziomie elementów kosztowych ewidencjonowanych w ramach szczegółowych centrów kosztów zasobów [Keys i van der Merwe 2001a, s. 24; Perkins i Stovall 2011, s. 47; Gong i Tse 2009, s. 45]. Podejście to daje zdecydowanie bardziej szczegółowy i dokładny obraz zmienności kosztów przedsiębiorstwa oraz lepszy wgląd w koszty marginalne.
W koncepcji zasobowo-procesowego rachunku kosztów, podobnie jak w GPK i RCA, przyjmuje się określanie zmienności kosztu na poziomie bezpośrednich elementów kosztowych danego centrum kosztu zasobu i zakłada się liniową zależność tych kosztów w stosunku do zmian miary wielkości przerobu danego centrum kosztu.
Bezpośrednie elementy kosztowe są odzwierciedleniem wykonanych księgowań kosztów na poszczególnych centrach kosztów zasobów. W praktyce są to koszty rodzajowe zaewidencjonowane na danym centrum kosztu zasobu. Bezpośrednie elementy kosztowe klasyfikowane są na stałe lub zmienne w stosunku do zmian miary wielkości przerobu zasobu, jaka wykorzystywana jest do pomiaru zużycia i stopnia wykorzystania zasobu (centrum kosztu zasobu). Odbywa się to zgodnie z zasadami Grenzplankostenrechnung [Lere i Portz 2010, s. 47; Friedl, Kupper i Pedell 2005, s. 57; Sedgley i Zimmermann 2010, s. 43; Horvath 2009, s. 16; Krumwiede 2005, s. 29; Zieliński 2007, s. 105; MacArthur 2006, s. 14]. Bezpośrednie stałe i zmienne elementy kosztowe zasobu odzwierciedlają początkową (pierwotną) naturę kosztu zasobu i są efektem posiadanej technologii, umiejętności i wyszkolenia zasobów, w jakie zainwestowało przedsiębiorstwo [Keys i van der Merwe 2001a, s. 24].
W związku z powyższym przyjmuje się dla potrzeb ZPRK następujące rozumienie kosztów stałych i zmiennych zasobów:
- Zmienne elementy kosztowe charakteryzują się liniową zależnością w stosunku do zmian miary wielkości przerobu danego centrum kosztu zasobu (zmieniają się w zależności od wielkości zużycia i wykorzystania danego zasobu).
- Stałe elementy kosztowe są niezależne od zmian wielkości przerobu danego centrum kosztu zasobu (koszty te są stałe niezależnie od wielkości zużycia i wykorzystania danego zasobu).
Za koszt zmienny uznaje się również te koszty, które uzależniane są od osiągnięcia wyznaczonych celów zarządczych, np. premie wydajnościowe, prowizje od sprzedaży, wynagrodzenia akordowe itp.
Podział kosztów na zmienne i stałe ma również znaczenie, gdyż koszty zmienne uznaje się za całkowicie uzasadnione do poniesienia i w całości będą one rozliczanie aż do obiektów kosztowych produktów, usług i klientów. W przypadku kosztów stałych to część z nich uznana jest za koszty niewykorzystane i ze względu na ryzyko spirali śmierci kosztów stałych oraz wymogi sprawozdawcze nie jest uzasadnione ich pełne rozliczanie do obiektów kosztowych.
W ZPRK przyjęte zostały założenia wieloczynnikowego określania zmienności kosztów i uzależniania tej zmienności od wykorzystania poszczególnych zasobów organizacyjnych. Przyjęte rozwiązanie ma za zadanie dostarczyć lepszą informację o kosztach marginalnych oraz poprawnie odzwierciedlać elastyczność kosztową przedsiębiorstwa będącą efektem zachodzących zmian w działalności biznesowej oraz rozważanych scenariuszy decyzyjnych.
Wszystkie rozliczenia kosztów, jakie realizowane są w zasobowo-procesowym rachunku kosztów, wykonywane są z rozdziałem kosztów na koszty stałe i zmienne, które pierwotnie definiowane są na poziomie bezpośrednich elementów kosztowych zasobów (centrów kosztów zasobów). Oznacza to, że podział kosztów na koszty stałe i zmienne dostępny jest zarówno na poziomie poszczególnych zasobów, działań, jak i na poziomie produktów, grup produktowych, klientów, segmentów klientów oraz na poziomie całego przedsiębiorstwa.
Koszty zmienne produktu/usługi lub klienta są więc rezultatem zmienności setek, a nawet tysięcy zasobów, w jakie zainwestowało przedsiębiorstwo.